Bogasari Expo 2011: Behind The Scene

Bogasari Expo 2011 sudah berakhir sejak Minggu malam tanggal 17 Juli 2011 menginjak pukul setengah sepuluh. Bagi sebagian pengunjung yang sempat menghadiri acara tersebut mungkin masih menyisakan banyak hal yang bisa dikenang.

Ada ibu-ibu yang dapat ilmu baru lewat kelas memasak,
Ada remaja-remaja yang dapat tips-tips seputar kuliner melalui baking-baking demo dari sponsor maupun celebrity chef.
Ada anak-anak yang punya pengalaman menghias donat dan cookies di Bogakids.
Ada ABG-ABG yang berhasil berfoto dan mendapatkan tanda tangan Bara dan Farah Quinn
Ada pengusaha yang memborong peralatan bakery.
Ada calon pengusaha yang dapat inspirasi dari talkshow bersama pengusaha yang sudah mapan atau dapat ilmu dari Kelas Bisnis.
Ada pemenang kompetisi yang memajang trophy kemenangannya.

Ya, sekali lagi Bogasari Expo telah usai. Gemebyar event yang berlangsung selama 3 hari antara tanggal 15-17 Juli 2011 itu dihadiri oleh kurang lebih 20 ribu pengunjung, lebih dari target awal yang hanya “15 ribu pengunjung” selama 3 hari.

Selain adanya kekurangan di sana sini, secara keseluruhan banyak yang menilai event ini berjalan dengan sukses. Tapi selain karena ijin dan kuasa Tuhan, ternyata di balik kesuksesan Bogasari Expo 2011 itu ada banyak orang-orang yang tak kenal lelah memperjuangkan keberlangsungan event yang digelar di Grand City Exhibition Hall Surabaya tersebut. Orang-orang itulah yang pontang-panting di balik layar menyokong berjalannya acara.

Siapakah orang-orang itu? Mereka hanyalah sekelompok karyawan pabrik tepung terigu. Ya memang dalam pelaksanaannya mereka bermitra dengan satu tim Event Organizer (EO) yang sudah semenjak 2 tahun sebelumnya menangani event yang serupa di Jakarta. Walaupun untuk kali ini, Bogex hadir di Surabaya dengan konsep yang jauh berbeda.

Dalam hal ini, EO banyak mendominasi bidang desain kreatif, perlengkapan panggung, lighting dan sound system serta mengundang celebrity chef (Hendra Utomo, Bara dan Farah Quinn). Hmm...cuman itu ya? Oya, juga pekerjaan-pekerjaan semacam mencetak kartu undangan, ID card, produksi kaos, pemasangan spanduk, baliho dan lain sebagainya.

Sedangkan untuk penggodokan konsep acara, pencarian sponsor dan pengisi stand, pengaturan jadwal kelas memasak, mencari pengisi acara talk show dan kompetisi, mengurusi tetek bengek “besar” maupun detil-detil “kecil”, semua dihandle oleh sekelompok pekerja pabrik terigu tadi dengan komando dari seorang srikandi bernama Ibu Ersi.

Bogasari Expo 2011 memang hanya berlangsung selama 3 hari, namun lebih dari sebulan sebelumnya, panitia “non EO” sudah mulai bergerilya.

Ibu Nora dan tim BBC misalnya, yang menyusun jadwal kelas memasak, menyiapkan dan menimbang bahan-bahan, mempersiapkan alat masak untuk di kelas memasak maupun di main stage, belum lagi mempersiapkan semua bahan dan perlengkapan lomba Bogasari Junior Baker hingga setting kompor-kompor yang akan dipakai di semua kompetisi.

Ibu Eva yang door to door mencari peserta kompetisi Bintang Boga dari satu sekolah perhotelan ke sekolah lainnya, dari satu bakery ke bakery lainnya. Sembari mempublikasikan acara Bogasari Expo dengan menempelkan poster-poster Bogex mulai dari depot tempat makan, kampus dan akademi pariwisata sampai koperasi wanita.

Pak Puji dan Pak Bintomo yang sibuk mendistribusikan poster-poster, setiap hari berkeliling Surabaya untuk memastikan spanduk, baliho dan umbul-umbul sudah terpasang.

Tim Baker BBC yang bersusah payah memfoto peralatan bakery, mengukur dimensinya satu per satu karena diminta EO yang berjanji mengangkut peralatan bakery ke venue. Namun pada akhirnya mereka juga yang mengangkutnya sendiri ke lokasi (dibantu tim perlengkapan tentunya).

Bu Putu yang tenggelam dalam tumpukan goody bags, gimmick dan souvenir, mengepaknya dalam berbagai macam kemasan untuk keperluan hadiah kompetisi dan games-games.

Pak Jimmy yang mengkonsep seluruh rangkaian acara dan pra acara, mendatangi satu per satu calon juri dari media, calon pembicara dan nara sumber untuk talk show kewirausahaan, mengurusi protokoler dan pemasangan iklan di media cetak, menghubungi media untuk press conference sampai bernegosiasi dengan pihak venue untuk masalah kompor dan meja stainless.

Pak Yulius dan Bu Suci yang mencari dan bernegosiasi dengan calon sponsor serta pengisi stand. Akhirnya mereka sukses mendapatkan sponsor bernilai lebih dari 200 juta.

Pak Rudianto yang jauh-jauh datang dari Jakarta dan membuat video dokumentasi kompetisi Junior Baker, Bintang Boga, LCKR dan ulang tahun bogasari agar panggung tidak terasa kosong dan hambar. Dan tentunya mendokumentasikan seluruh acara selama 3 hari.


Demikian juga selama Expo berlangsung, orang-orang ini masih “belum ada matinya”:

Ada tim security yang berhasil melakukan pengamanan acara hampir tanpa support tenaga security dari EO yang datang terlambat saat menjelang pembukaan.
Ada tim acara yang pulang hampir tengah malam melakukan setting panggung untuk acara kompetisi keesokan harinya, memastikan seluruh keperluan peserta kompetisi sudah siap sebelum naik panggung sampai membagi-bagikan hadiah.
Ada Ibu Santy yang standby full selama 3 hari menjadi penghubung informasi seluruh panitia dan membantu menyelesaikan permasalahan di semua lini.
Ada Pak Dwi dan Pak Stevie yang datang paling awal dan pulang paling larut untuk mengangkut, menyiapkan dan membereskan perlengkapan. Mulai dari sofa, kursi, peralatan bakery dan kitchen main stage.
Juga ada Pak David, Pak Bobby dan Pak Hongky dari seksi umum yang selama event berjaga di garda depan dan belakang melayani penukaran tiket serta menjadi pusat informasi dan penampung komplain-komplain pengunjung terutama mereka yang kecewa tidak mendapat jatah di Kelas Memasak.
Dan tentunya masih banyak lagi yang nama dan peranannya tidak bisa disebutkan satu per satu di sini.

Ya, merekalah orang-orang biasa di balik layar bogasari expo yang “katanya” sukses luar biasa. Uniknya, sebagian dari mereka adalah gabungan dari seksi Mill, Jetty, Finance, Purchasing bahkan Safety (dan Commercial tentunya). Mereka hanya berbekal tekad dan semangat yang luar biasa untuk menjadikan acara ini berhasil. Tentunya bukan hal mudah mengingat mereka bukan orang-orang yang berpengalaman di bidang penyelenggaraan acara. Sungguh tak terhitung berapa banyaknya batu sandungan dan onak duri yang satu per satu akhirnya terlewati hingga di penghujung Closing Ceremony. Berkat kerja sama yang solid, kesabaran, ketelatenan, pengendalian emosi yang luar biasa serta semangat pantang menyerahlah yang akhirnya membuat semua panitia bisa tertawa lega di akhir acara.

Selain faktor tersebut, support dari pihak luar juga sangat besar peranannya. Mulai dari para sponsor (beberapa malah mau memberi sponsor tanpa ada kompensasi apapun), para nara sumber yang rela berbagi ilmu tanpa mendapat fee, para juri dari media untuk berbagai kompetisi, para peserta kompetisi yang rela bersusah payah membawa container-container logistik untuk lomba serta para UKM-UKM bogasari yang mengisi stand dan puluhan rombong mie ayam yang mensupport acara Fun Walk. Namun tanpa adanya hubungan baik yang telah dijalin bogasari dengan pihak-pihak eksternal selama ini, mustahil kiranya mereka mau dengan suka hati mensupport kesuksesan Bogasari Expo 2011.

Tapi jangan salah, para panitia ini tidak sendiri. Mereka juga dibantu oleh tim mahasiswa dari Universitas Kristen Petra Surabaya yang juga punya effort dan kontribusi luar biasa (walaupun mereka hanya berstatus magang). Sebut saja Budi, Stefie, Junita, Robert, Tommy dan lain-lain. Merekalah yang berperan banyak dalam hal persiapan perlengkapan bakery untuk pra kompetisi maupun saat acara, negosiasi dengan media cetak dan radio, mengurusi kelas bisnis, mendokumentasikan pekerjaan-pekerjaan kreatif serta turut mensupport kelangsungan acara dari balik tirai panggung utama.

Sedangkan EO? Hmmm....ya lah, sedikit banyak tim mereka juga punya peranan membantu menyukseskan Bogex (termasuk menyedot anggaran).

FAKTA-FAKTA DI BALIK LAYAR
1. Melihat antusisme pengunjung yang membludak hari Minggu siang membuat Farah Quinn sempat demam panggung saat menunggu MC memanggil namanya untuk naik ke panggung. Panitia sempat mendengar Farah berbisik-bisik pada crew-nya di belakang panggung bahwa dia sendiri merasa heran kok nggak biasa-biasanya dia grogi menjelang tampil?
2. MC melakukan kesalahan fatal saat Opening Ceremony dengan menyebutkan acara resmi dibuka setelah Gus Ipul (Saifullah Yusuf, Wagub Jatim) turun dari panggung, padahal seharusnya Bogex resmi dibuka setelah Gus Ipul, Pak Franky Welirang dan Pak Pramu (UKM Mie Jago) mengoperasikan mesin mie. Untung saja salah satu dari 3 MC bisa melakukan improvisasi sehingga prosesi pembukaan tidak terkesan terlalu aneh.
3. Kamis malam menjelang event saat sedang dilakukan setting panggung mini, crew EO bercerita bahwa ia didatangi oleh Pak Bagus yang mengaku akan melakukan talk show untuk hari Jum’at. Untuk itu beliau minta disiapkan fasilitas agar bisa mengoperasikan laptopnya sendiri di atas meja. Pada hari H, ternyata pembicara dari Surabaya Hotel School itu hanya menyerahkan flash disc dan tidak membawa laptop. Setelah dikonfirmasi ternyata beliau menyatakan tidak datang hari Kamis malam ke lokasi. Nah lho, Jadi siapa yang datang di malam Jum’at itu? Sampai acara selesai, Pak Bagus yang muncul hari Kamis malam tidak pernah nongol lagi di lokasi.